Kofax PaperPort 14 Standard

In jedem Büro stapeln sich Dokumente aller Art. Das führt dazu, dass sich die Aktenschränke langsam füllen. Dadurch wird nicht nur sehr viel Platz verbraucht. Viel schlimmer ist es, den Überblick zu behalten. Müssen bestimmte Dokumente betrachtet werden, geht zumeist die Suche los. Oftmals ist es so, dass der Kollege oder die Kollegin, die für die Ablage verantwortlich war, inzwischen in einer anderen Abteilung arbeitet oder nicht mehr im Betrieb tätig ist. Zur Vermeidung unnötiger Suchen ist es empfehlenswert, sämtliche Dokumente zu digitalisieren. Dazu eignet sich Kofax PaperPort 14 Standard besonders gut.

Was bietet Ihnen diese Software?

Mit dieser Anwendung ist es einfach, bestehende Dokumente zu digitalisieren. Sie benötigen dazu nur einen Scanner. Mit diesem scannen Sie Briefe, Rechnungen und andere Papiere ein und schon liegen sie in digitaler Form vor. Die eingescannten Dokumente werden automatisch in das sichere PDF-Format konvertiert. Es spielt keine Rolle, ob Sie diese Arbeit mit Kofax PaperPort 14 Professional oder Standard ausführen. Die Scan- und Konvertierungsfunktionen sind bei beiden Ausführungen identisch.

Es gelingt auch, sehr komplexe Dokumente, die mit Texten und grafischen Elementen versehen sind, zu digitalisieren. Die Software ist in der Lage, eine detailgetreue Konvertierung vorzunehmen. Das PDF-Format weist den Vorteil auf, dass es sich mit jedem Gerät betrachten lässt. Es spielt keine Rolle, ob Sie einen Windows PC, ein MacBook oder ein Android Smartphone zur Betrachtung der PDF-Dateien verwenden. Sie sehen immer völlig identisch aus. Deshalb hat sich dieses Format in vielen Bereichen etabliert.

Große Hilfe dank integrierter Suchfunktion

Sofern Sie Ihre Dokumente eingescannt und konvertiert haben, können sie diese in verschiedenen Ordnern speichern. Dadurch behalten Sie stets den Überblick. Ob Sie die Ordner nach Datum oder Inhaltstypen anlegen, bleibt Ihnen überlassen. Sie können sich selbstverständlich ein Ablagesystem einrichten, das am besten zu Ihrem Unternehmen passt. Falls Sie trotz einer guten Ordnung Schwierigkeiten haben, bestimmte Dokumente wiederzufinden, hilft Ihnen die integrierte Volltextsuche. Sie brauchen lediglich einen Suchbegriff in das dafür vorgesehene Feld einzugeben. Daraufhin werden Ihnen sofort sämtliche Dokumente angezeigt, in denen dieser Begriff zu finden ist. Dadurch sparen Sie auf jeden Fall sehr viel Zeit.

Einfache Bedienung von Kofax PaperPort 14 Standard

Nachdem Sie die Software heruntergeladen haben, können Sie unmittelbar danach mit der Installation beginnen. Der Installationsassistent führt Sie durch sämtliche Schritte. Die vorhandene Hardware wird automatisch erkannt. Das gilt selbstverständlich ebenfalls für Ihren Scanner. Ist der Installationsvorgang abgeschlossen, können Sie sofort mit der Arbeit beginnen. Dazu brauchen Sie das Papierdokument nur in Ihren Scanner zu legen und die Software zu starten.

Selbstverständlich können Sie die eingescannten Dateien auch noch nachträglich bearbeiten. In dieser modernen Bürosoftware ist eine interessante Bearbeitungsfunktion enthalten. Beispielsweise können Sie sich an bestimmten Stellen Notizen machen oder andere Bearbeitungen vornehmen. Besonders vorteilhaft ist es, dass Sie nach der Einrichtung jedes neu eintreffende Dokument sofort digitalisieren können. Das gelingt mit Kofax PaperPort 14 Professional genauso schnell und einfach wie mit der Standardversion. Von dieser Arbeitserleichterung werden Sie mit Sicherheit begeistert sein. Zum einen macht die Arbeit mit dieser Software sehr viel Spaß und zum anderen profitieren Sie von einer großen Zeitersparnis.

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