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PDF-Software – das ideale Werkzeug zum Zusammenführen
Zu den vielseitigsten Dateiformaten auf dem Markt zählt das Portable Document Format (PDF). Mit der richtigen PDF-Software ist es einfach, Word-, Excel-, JPG- und PNG-Dateien in PDFs zu konvertieren, sodass sie bequem auf jedem Gerät geöffnet werden können. Unter anderem Nuance Omnipage 19 Ultimate und Nuance PaperPort Professional 14 bieten entsprechende Features an. Die PDF-Programme zeichnen sich durch eine scharfe Qualität und große Vielseitigkeit aus.
Die Möglichkeit, mit der PDF-Software mehrere Dateien zusammenzuführen, ist viel nützlicher als die meisten glauben. In diesem Blogbeitrag stellen wir Ihnen fünf Situationen vor, in denen das Feature ein wahrer Segen ist.
Bunte Dateizusammenstellung vom Vorgesetzten
Ihr Vorgesetzter schickt Ihnen vier Excel-Tabellen, drei Word-Dokumente sowie zwei JPG-Bilder und bittet Sie beiläufig, diese für ein Meeting mit einem Kunden in 30 Minuten auszudrucken. Die Tabellenkalkulationen sind ein Durcheinander. Merkwürdige Abstandseinstellungen sind in den Word-Dokumenten vorzufinden. Die Bilder sind größer als ein normales Blatt Papier. Ist es Ihnen menschenmöglich, aus diesen neun Dokumenten in wenigen Minuten ein für den Kunden vorzeigbares Paket zu machen? Ja, denn mit der richtigen PDF-Software können Sie mühelos die unterschiedlichsten Dateien zusammenführen und auf einen gemeinsamen Nenner bringen. Ungünstige Formatierungen stellen dabei kein Hindernis dar.
Das gestückelte Dokument
Sie erhalten eine E-Mail mit fünf separaten Dokumenten im Anhang. Bei näherer Sichtung stellen Sie fest, dass die fünf Dokumente nur separate Seiten eines einzigen fünfseitigen Dokuments sind, das auf einmal geöffnet werden könnte. Eigentlich sollten Sie die E-Mail an bestimmte Personen weiterleiten, doch erscheint es Ihnen nicht richtig. Warum sollten gleich mehrere Personen durch separate Dateien klicken müssen, um einen zusammenhängenden Inhalt zu erfassen? Auch in dieser Situation sind PDF-Programme die ideale Lösung. Ob Nuance Power PDF Advanced 2.1 oder Kofax Power PDF Standard 4.0, die einzelnen Seiten können Sie problemlos zu einer PDF-Datei zusammenführen.
Der Ordner mit gesammelten Werken
Sie haben einen Ordner mit mehreren Elementen, den Sie an einen Kunden senden möchten. Der Ordner enthält Textdateien, Grafiken, PowerPoint-Folien und hochauflösende Bilder. Es scheint hoffnungslos, all diese Dateien in etwas zu komprimieren, das der maximalen Größe von E-Mail-Anhängen entspricht. Angenommen, Sie haben keine Zeit, jedes Dokument einzeln auszudrucken und per Luftpost an den Kunden zu senden. Gibt es dennoch eine Möglichkeit, das Paket sauber und ordentlich zum Kunden zu bringen, ohne einen Cloud-Speicherdienst zu nutzen? Ja, denn leistungsstarke PDF-Programme reduzieren beim Zusammenführen von Dateien das Paket auf eine passende Größe.
Eine Präsentation über verschiedene Dateien hinweg
Sie halten bald eine Präsentation. Eigentlich ist PowerPoint die perfekte Softwarelösung, um eindrucksvolle Präsentationen zu erstellen, doch diesmal gibt es ein paar Herausforderungen. Sie planen, ein paar Briefe, die Sie von zufriedenen Kunden erhalten haben, einzubinden. Diese sind jedoch sehr lang und detailliert, sodass sie auf keiner Folie wirklich Platz finden. Zusätzlich möchten Sie mehrere Grafiken zur gestiegenen Kundenzufriedenheit zeigen und ein paar Fotos präsentieren, die bei dem letzten Teamseminar entstanden sind. Ihr ursprünglicher Plan bestand darin, die Briefe in Word zu öffnen, die Diagramme aus Excel zu importieren und die Fotos mit dem Windows Photo Viewer zu zeigen. Dies wäre allerdings mit einem Wechsel zwischen verschiedenen Fenstern verbunden und nicht gerade komfortabel. Über das Zusammenführen von Dateien zu einer praktischen PDF können Sie sich die Mühen sparen.
Steuererklärungszeit ist gleich Belegsammelzeit
Ihr Steuerberater hat Sie darum gebeten, alle wichtigen Informationen per E-Mail zur Verfügung zu stellen. Im Schweiße Ihres Angesichts bereiten Sie Kontoauszüge, Belege, Versicherungspolicen und vieles mehr für einen Versand vor. Das Anhängen mehrerer einzelner Dokumente an eine E-Mail ist für Sie lästig und für Ihren Steuerberater noch unbequemer. Mit der richtigen PDF-Software können Sie das Sammelsurium von verschiedenen Dateien mühelos auf eine PDF konzentrieren. Anstelle von über 30 Dateien findet Ihr Steuerberater eine thematisch durchsortierte PDF-Datei vor – der absolute Idealfall.
Wenn Sie Dateien zusammenführen und noch viele weitere Features nutzen möchten, haben Sie mit Softwarekaufen24 den richtigen Online Shop für günstige PDF-Software gefunden. Unter anderem Kofax OmniPage Standard und Ashampoo PDF Pro 3 gehören zu unserem umfassenden Angebot.