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Microsoft Excel – wertvolle Tipps für ein besseres Arbeiten
Um konsistent gute Excel-Dateien zu erstellen und zu pflegen, sollten Sie eine Reihe von Best Practices beachten. Mit diesem Blogbeitrag stellen wir einige Excel-Tipps zur Verfügung, um Ihre Arbeit mit Tabellenkalkulationen zu verbessern.
Erstellen Sie Arbeitsblätter mit Blick auf die Zukunft
Es ist wichtig, vorbereitet zu sein. Möglicherweise stoßen Sie in Zukunft auf Situationen, die zu Beginn der Einrichtung Ihrer Tabelle noch nicht vorhanden waren. Es können beispielsweise Ergänzungen hinzukommen, die später ins Spiel kommen. Oder vielleicht brauchen Sie Raum für Werte, die von Ereignissen abhängen, die sich zwangsläufig im Laufe der Zeit ändern. Versuchen Sie, so viele zukünftige Faktoren wie möglich zu berücksichtigen, die Sie möglicherweise dazu zwingen könnten, ein Arbeitsblatt zu ändern. Indem Sie sich auf zukünftige Entwicklungen vorbereiten, erhöhen Sie die Lebensdauer des Arbeitsblatts. Eine längere Lebensdauer bedeutet, dass Sie weniger Zeit mit der Erstellung eines Ersatzarbeitsblatts verschwenden. Eine gute Vorbereitung ist daher einer der wichtigsten Excel-Tipps, die wir Ihnen geben können.
Denken Sie an die Reihenfolge der Arbeitsblätter
Legen Sie verschiedene Arten von Daten auf unterschiedlichen Arbeitsblättern ab. Verwenden Sie beispielsweise die ersten Arbeitsblätter für Eingaben und Daten, die folgenden Arbeitsblätter für Berechnungen und das letzte Blatt als Präsentationsarbeitsblatt für Grafiken und Ergebnisse. Beschränken Sie die Anzahl der Tabellen pro Arbeitsblatt, um das Sortieren, Einfügen und Formatieren zu vereinfachen.
Ob Microsoft Excel 2019 oder Microsoft Excel 2021, über 250 Arbeitsblätter können sich in einer Excel-Datei befinden. Wenn Sie eine große Anzahl von Arbeitsblättern erstellen, fügen Sie ein erklärendes Dokumentationsarbeitsblatt oder ein Arbeitsblatt für ein Inhaltsverzeichnis hinzu. Dies macht es für jemanden einfacher, zu verstehen, wie die Tabelle eingerichtet ist.
Halten Sie Ihren Zeitplan konsistent
Halten Sie die Zeitachse über alle Arbeitsblätter hinweg konsistent, auch wenn dies zu leeren Zeilen führt. Konsistente Zeitlinien verbessern die Übersichtlichkeit der Tabelle erheblich und verringern das Risiko falscher Formeln. Beispielsweise könnte die Kürzung von vier Monaten auf Quartalszahlen die Darstellung übersichtlicher gestalten, erhöht aber auch das Risiko falscher Summen. Eine einfache Möglichkeit, dies zu vermeiden, besteht darin, eine einzelne Zeitleiste pro Arbeitsblatt einzufügen, idealerweise ganz oben, in einer eingefrorenen Kopfzeile.
Organisieren Sie den Informationsfluss
Versuchen Sie, Arbeitsblätter so zu organisieren, dass Informationen immer von links oben nach rechts unten fließen. Dies macht es für einen Benutzer erheblich einfacher, zu verstehen, wie die Tabellenkalkulation funktioniert. Ausnahmen von der Regel sind ein „Input Worksheet“ und/oder ein „Results Worksheet“. Diese an den Anfang zu stellen, erhöht die Übersichtlichkeit für die Benutzer, was besonders für eine benutzerorientierte Tabellenkalkulation nützlich ist. Vermeiden Sie bei der Steuerung des Informationsflusses kreuz und quer verlaufende Abhängigkeiten, da diese die Verständlichkeit stark beeinträchtigen.
Spalten und Zeilen beschriften
Spalten ohne eindeutige und konsistente Namen sind für den Ersteller des Arbeitsblatts möglicherweise kein Problem, für andere Benutzer können sie jedoch verwirrend erscheinen. Deshalb ist unser nächster Excel-Tipp, Spalten von Tabellen immer mit einfachen, zutreffenden Bezeichnungen zu beschriften, die sich konsequent an früher verwendete Namenskonventionen halten. Gleiches gilt für Zeilen.
Halten Sie Formeln lesbar
Es ist ratsam, lange Formeln in mehrere kleinere Berechnungen aufzuteilen und damit die Lesbarkeit zu verbessern. Zu viele verschiedene Operatoren oder zu viele verschiedene Referenzen in einer Formel können die Formel unleserlich machen. Dies führt dazu, dass die Tabelle für andere Personen als den Ersteller nur schwer zu verwenden ist. Der ursprüngliche Autor muss andernfalls die Tabelle häufiger erklären oder ist am Ende sogar der einzige Benutzer, der tatsächlich mit der Tabelle arbeiten kann.
Vermeiden Sie sich wiederholende Formeln
Vermeiden Sie möglichst sich wiederholende Berechnungen. Ein exaktes Duplikat einer Formel verdoppelt das Fehlerrisiko. Außerdem werden Änderungen in einer Formel nicht automatisch in Duplikaten repliziert. Manchmal werden diese Duplikate übersehen, was zu Inkonsistenzen innerhalb der Tabelle führt. Wenn die Verwendung genau derselben Formel erforderlich ist, beziehen Sie sich auf die erste Instanz der Formel.
Vermeiden Sie feste Zahlen (Konstanten) in Formeln
Wenn nicht zwingend erforderlich, vermeiden Sie feste Zahlen in Excel-Formeln. Nutzen Sie stattdessen eine separate Zelle, auf die in den Formeln verwiesen werden kann. Eine Formel, die feste Zahlen enthält, ist ein großes Risiko und kann das Anpassen von mehreren Arbeitsblättern erforderlich werden lassen. Angenommen, Sie gewähren Ihren Kunden verschiedene Rabatte auf bestimmte Bestellmengen. Sobald die Prozentsätze oder die maßgeblichen Mengen angepasst werden müssen, reicht es, die Zellen mit den Konstanten zu aktualisieren. Ein mühseliges Anpassen zahlreicher Formeln wird entbehrlich.
Verbinden Sie keine Zellen
Ein sehr wichtiges Thema auf unserer Liste der Best Practices für Excel ist, Zellen nicht zu verbinden. Das Zusammenführen von Zellen in Excel ist selten eine gute Idee. Dies wird normalerweise zur Verbesserung der Ästhetik durchgeführt, führt jedoch letztendlich zu einem erhöhten Risiko von Problemen mit Berechnungen und Referenzen. Das größte Risiko besteht darin, auf verbundene Zellen zu verweisen. In einer referenzierten zusammengeführten Zelle können alle Zellen Teil der Berechnungen sein, aber nur eine dieser Zellen beherbergt die maßgeblichen Informationen.
Eingebaute Datenüberprüfung
Der Einbau von Datenüberprüfungen wie Audit-Tests, Warnungen und automatisierten Prüfungen ist eine gute Möglichkeit, um schädliche Änderungen oder Ergänzungen zu vermeiden. Es ist wichtig, dies sofort einzubeziehen, wenn das Arbeitsblatt erstellt wird. Von Excel 2016 über Excel 2019 bis hin zu Excel 2021 bieten alle Versionen entsprechende Funktionen an.
Halten Sie das Styling konsistent
Ihre Wahl des Stils sollte in der gesamten Tabelle konsistent bleiben. Ein einfacher und einheitlicher Stil für die Formatierung ist entscheidend, damit die Betrachter Ihre Tabelle schnell verstehen und Informationen leichter aufnehmen können. Fügen Sie möglichst immer eine Legende hinzu. Abkürzungen und farbige Zelldefinitionen können bei Bedarf auf einem separaten Arbeitsblatt aufgelistet werden.
Seien Sie sich über Einheiten und Zahlenformate im Klaren
Stellen Sie sicher, dass Betrachter immer die Einheiten und Zahlenformate nachvollziehen können, die in der Tabelle verwendet werden. Sie können dies tun, indem Sie entweder die Einheiten in den Zelleneigenschaften festlegen oder in der Spaltenbeschriftung erwähnen. Wenn zum Beispiel nicht eindeutig erkennbar ist, ob es sich um Gramm oder Kilogramm handelt, kann es schnell zu Missverständnissen kommen.
Vermeiden Sie die Verwendung von Makros
Verwenden Sie immer die Lösungen von Excel, bevor Sie auf VBA-Makros zurückgreifen. VBA-Makros machen die Tabelle weniger transparent, da sie die Logik abstrahieren. Bei einigen Aufgaben schneiden VBA-Makros sogar schlechter ab als die Standardlösungen von Excel.
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