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Microsoft Excel – Neuerungen fördern die Forms-Integration

Microsoft intensiviert seine Bemühungen, die Umfrageplattform Forms mit Excel zu verbinden. Nachdem der Softwaregigant zu Beginn des Jahres erste Synchronisationsfunktionen eingeführt hat, kündigt er nun weitere bedeutende Verbesserungen an. Diese Neuerungen zielen darauf ab, die Zusammenarbeit und Datenverarbeitung zwischen den beiden Plattformen nahtloser und effizienter zu gestalten. Besonders relevant sind diese Entwicklungen für IT-Teams, die sich darauf verlassen, Daten präzise und schnell zu erfassen, zu organisieren und zu analysieren.

Was Sie über die Neuerungen in Bezug auf Forms und Excel wissen sollten, erfahren Sie in diesem Blogbeitrag.

Was ist Microsoft Forms?

Microsoft Forms ermöglicht das Erstellen von Umfragen und Quizfragen. Nutzer können Einladungen zum Beantworten über fast alle Webbrowser oder mobile Geräte verschicken. Während der Übermittlung sind Echtzeitergebnisse sichtbar. Die Plattform bietet integrierte Analysetools zur Auswertung der Antworten und ermöglicht das Exportieren der Ergebnisse nach Excel für weiterführende Analysen oder Bewertungen.

Die Plattform steht Office 365 Education Kunden, Microsoft 365 Apps for Business Nutzern und Inhabern eines Microsoft-Kontos (Hotmail, Live oder Outlook.com) zur Verfügung.

Excel erlaubt nun eine direkte Umfrageerstellung

Eine wichtige Neuerung ist die Fähigkeit, Forms-Umfragen direkt in Excel für das Web zu entwickeln. Benutzer brauchen nicht länger in die separate Forms-Anwendung zu wechseln, sondern können über das „Einfügen“-Menü und die “Forms”-Option direkt eine neue Umfrage erstellen. Die formulierten Fragen und die erhaltenen Antworten werden automatisch mit Excel synchronisiert.

Diese Funktion ist sowohl für Arbeitsblätter verfügbar, die in OneDrive als auch in SharePoint gespeichert sind. Microsoft empfiehlt die Nutzung von OneDrive für private Umfragen, deren Antworten ausschließlich dem Ersteller vorbehalten sein sollen. Für die Teamarbeit hingegen ist SharePoint besser geeignet, da es das Teilen der Ergebnisse mit Kollegen ermöglicht.

Gruppenumfragen werden verbessert

In Szenarien, bei denen mehrere Teammitglieder die Umfrageergebnisse einsehen müssen, hat Microsoft die Synchronisation für Gruppenumfragen verbessert. Die Antworten synchronisieren sich in Echtzeit mit einem Excel-Arbeitsblatt in SharePoint, was allen Beteiligten stets aktuelle Informationen bietet.

Um Teamkollegen den Zugang zu den neuesten Daten zu ermöglichen und tiefere Analysen zu fördern, lässt sich der Link zur Excel-Datei teilen. Beim Öffnen dieses Links werden neue Antworten automatisch aktualisiert.

Beispiele für den Einsatz von Umfragen mit Forms und Excel

Microsoft Forms bietet nahezu unbegrenzte Möglichkeiten bei der Gestaltung von Prozessen und Formularen, wobei seine Stärke besonders in der Erfassung gleichbleibender Daten liegt, also in Situationen, wo dieselbe Eingabemaske wiederholt verwendet wird. Personalabteilungen können damit Umfragen zur Mitarbeiterzufriedenheit durchführen und die Ergebnisse direkt in Excel auswerten, um Trends zu erkennen und Maßnahmen zur Verbesserung des Arbeitsumfelds zu entwickeln.

Lehrkräfte haben die Möglichkeit, Schülerumfragen zu Unterrichtsinhalten oder zur allgemeinen Zufriedenheit zu erstellen. Die in Excel zusammengetragenen Daten ermöglichen eine tiefgehende pädagogische Analyse und unterstützen die Entwicklung neuer Lehransätze.

Wann die neuen Funktionen ausgerollt werden

Microsoft plant, die neuen Funktionen bis Mitte Juli vollständig für kommerzielle Kunden bereitzustellen. Eine baldige Einführung ist auch für Nutzer mit persönlichen Microsoft-Konten vorgesehen.

Mit diesen Neuerungen verfolgt Microsoft weiterhin das Ziel, seine verschiedenen Dienste stärker miteinander zu verbinden. Für IT-Teams, die bereits regelmäßig Excel und Forms nutzen, repräsentieren diese Updates eine bedeutende Steigerung der Effizienz. Ob diese Änderungen auch dazu beitragen werden, neue Nutzer für die Microsoft-Plattform zu gewinnen, wird sich noch zeigen müssen.